La dématérialisation des procédures d'achat public c'est la possibilité, pour le candidat, de transmettre par voie électronique (c'est-à-dire par Internet) les différentes pièces et informations nécessaires pour la passation et l'exécution d'un marché soumis au code des marchés publics.

Article 1 du décret du 18 septembre 2001 : 

"Les enchères électroniques constituent le procédé par lequel les candidats à un marché public admis à présenter une offre s'engagent sur une offre de prix transmise par voie électronique dans une période de temps préalablement déterminée par l'acheteur public et portée à la connaissance de l'ensemble des candidats.

A l'intérieur de cette période, qui peut être prolongée dans des conditions prévues par le règlement de la consultation, les candidats sont tenus informés du niveau des offres de prix faites par les autres candidats, dont l'identité ne doit en aucun cas leur être communiquée. Ils ont la possibilité de faire varier leur offre de prix à la baisse.

A l'issue de la période d'enchères, les offres de prix formulées par les candidats deviennent intangibles. Elles engagent leurs auteurs pendant la durée de validité des offres.

Cette procédure n'exclut pas que la personne publique sélectionne les offres sur d'autres critères que le seul prix, conformément aux dispositions de l'article 53 du code des marchés publics. Le cas échéant, la personne publique peut décider d'appliquer la procédure d'enchères électroniques à tout ou partie de ces autres éléments de l'offre qui font l'objet d'une procédure de sélection. "

Plus simplement, les enchères électroniques permettent aux entreprises d'entrer en concurrence pour l'attribution d'un marché.

A noter que l'enchère électronique inversée peut être utilisée pour toutes les fournitures courantes et permet de constituer des lots donc de faire participer les petites entreprises.

Le prix n'est pas le seul critère qui entre en jeu dans une enchère électronique inversée, le décret du 18 septembre 2001 permet à l'acheteur d'utiliser des critères qualitatifs.

Pour conclure, les enchères électroniques inversées permettent davantage de réactivité de la part des candidats comme des acheteurs.

Lancer une procédure, formalisée ou non, nécessite d'en informer les candidats potentiels.

D'où l'obligation d'effectuer une publicité. Ainsi, pour les petits achats, le Code des Marchés Publics prévoit-il de mettre en ligne la publicité sur Internet. Le support Internet peut être soit le propre site de la collectivité ou de l'administration ou tout autre portail spécialisé dans la commande publique.

La dématérialisation permet donc de réduire les coûts de publicité et de mettre en oeuvre la

mise en concurrence.

Plus largement, le gouvernement souhaite accélérer le mouvement de l'e-administration grâce au plan ADELE contenant 140 mesures en faveur de l'administration électronique. L'une de ces mesures est la fin annoncée du Journal Officiel version papier et son remplacement par une version électronique, ayant la même valeur légale.

Sources :

Colloque de l'Association nationale des DG et DGA des Régions et Départements " Enjeux et Impacts de la dématérialisation des procédures d'achat public " 15 octobre 2003 - Paris

www.maire-info.com, " Jean-Pierre Raffarin présente 140 mesures - dont la disparition à terme du Journal Officiel papier - pour rapprocher l'usager des services publics ", 10/02/2004

Les signatures électroniques sont utilisées pour identifier les auteurs/co-signataires d'un e-mail ou d'autres données électroniques. Elles sont créées et vérifiées grâce aux certificats numériques.

Entrée dans le droit français par la loi du 13 mars 2000, les signatures électroniques ont la même valeur devant un tribunal que les signatures « papier » dès lors qu'elles assurent l'identification du signataire et la garantie de l'intégrité de l'acte.

La signature électronique peut être « sécurisée ». Dans ce cas, elle est propre au signataire et permet à ce dernier d'en garder le contrôle exclusif de telle sorte que toute modification soit détectable. De fait, la signature sécurisée est recevable comme preuve en justice et est présumée comme fiable.

Le certificat - qui permet de créer la signature électronique - valide la signature des messages électroniques auprès des destinataires : comme une " pièce d'identité ", il contient des informations concernant le détenteur du certificat et des informations relatives à son entreprise ou son administration.

De nombreux organismes délivrent les certificats électroniques, nécessaires pour certaines démarches électroniques comme répondre à un marché public par Internet, déclarer et régler la TVA et les cotisations par Internet, signer des contrats et bons de commande.

 
La mise en place de la carte d'achat rentre dans le cadre de la dématérialisation et de la modernisation des démarches administratives. Elle peut être utilisée pour la commande et le paiement de biens et services simples et récurrents effectués par des organismes publics : services de l'Etat, collectivités territoriales, établissements publics nationaux et locaux, autorités publiques indépendantes et groupements d'intérêt public dotés d'un comptable public.

La carte d'achat est attribuée à chaque agent d'un organisme public habilité à passer des commandes avec son nom et un numéro.

Chaque agent porteur de la carte peut passer commande directement auprès des fournisseurs retenus conformément aux règles de la commande publique.

Lors d'une commande, l'agent précise le numéro de la carte et la référence de la commande au fournisseur par téléphone, fax, Internet ou, le cas échéant, sur place. Le fournisseur saisit ces informations sur un logiciel fourni par l'opérateur technique du service. Ce logiciel procède automatiquement à une demande d'autorisation auprès du centre d'exploitation de l'émetteur de la carte. L'autorisation obtenue, la commande est enregistrée et le processus de livraison peut être déclenché par le fournisseur. Celui-ci peut alors procéder à la demande de règlement automatique auprès de l'émetteur. Celui-ci paye alors directement le fournisseur dans les délais très courts (4 jours en général). La créance née de l'utilisation de la carte est alors éteinte.

Le logiciel mis en oeuvre par le fournisseur peut permettre de produire simultanément des factures électroniques et de les envoyer à l'entité publique.

La phase de test de la carte d'achat (2002-2003) a conclu à un bilan positif de son utilisation. Elle devrait donc dans les années à venir s'étendre et se généraliser.

Source : extraits de l'Instruction n°05-025-M0-M9 du 21 avril 2005 (publié au Journal Officiel de la Comptabilité Publique)

Le Journal du Net avec la collaboration de Certigreffe (autorité de certification d'Infogreffe, le Groupement des Greffes des Tribunaux de Commerce) rappelle dans un récent article les 5 clés pour répondre aux marchés publics par voie électronique :

1. E-veiller :

C'est la recherche sur Internet des appels d'offres publics, soit directement sur les sites Internet des collectivités et administrations qui mettent en ligne leurs annonces, soit grâce à des sites Internet spécialisés qui proposent des alertes personnalisées en fonction de l'activité de l'entreprise et sa zone géographique.

2. Dématérialiser ses documents :

C'est la préparation de son dossier de candidature (K-Bis, lettre de candidature, certificats d'assurance, acte d'engagement) non plus sous forme papier mais sous forme électronique.

3. Connaître les pré-requis techniques :

Pour réussir l'envoi de son dossier de candidature, l'entreprise doit disposer du matériel informatique adéquat, à savoir un PC compatible muni d'un port USB et doté de l'un des systèmes suivants : Microsoft Windows 98 deuxième édition, Microsoft Windows 2000 ou Microsoft XP.

4. Obtenir un certificat électronique :

Le certificat électronique permet à l'entreprise de s'identifier, s'authentifier et de garantir la confidentialité des échanges de documents.

Le Minefi ' Ministère de l'Economie et des Finances référence les organismes élivrant des certificats : les certificats agrées par le Minefi sont de type 3Plus, de sécurité maximale matérialisé sur un support physique indépendant (clé USB ou carte à puce) et remis directement au chef d'entreprise.

5. La signature électronique :

L'outil de signature électronique tout aussi indispensable que le certificat électronique peut être téléchargé gratuitement depuis Internet et enregistré sur disque dur. Le dossier de candidature peut ainsi être signé puis le déposer sur la salle de marchés. La procédure est alors terminée.

Source : Journal du Net, « Marchés publics : cinq clés pour répondre aux appels d'offres par voie électronique », 1 février 2006